Politique sur la protection des renseign

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

BIDON REMPLI est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le présent document énonce la politique et encadre les procédures que BIDON REMPLI et ses employé(e)s doivent suivre pour se conformer à cette loi.

Cette politique s’applique à la collecte et à la gestion des renseignements personnels dans le cadre des activités administratives générales de BIDON REMPLI et qui sont contenus dans des documents créés, conservés, mis à jour ou détruits par BIDON REMPLI.

BIDON REMPLI :

désire assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels qu’il détient sur ses client(e)s et ses employé(e)s;
désire respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
veille à ce que les renseignements personnels détenus soient efficacement conservés, utilisés, protégés, gérés ou détruits dans le cadre de ses activités administratives;
accepte toute demande présentée par des personnes qui veulent avoir accès à leurs renseignements personnels et y donne suite dans les meilleurs délais.

Responsabilités des employé(e)s

BIDON REMPLI s’assure d’informer et de sensibiliser ses employé(e)s sur ses politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Tous les employé(e)s de BIDON REMPLI doivent signer une Entente de confidentialité, prendre connaissance de la présente politique et s’assurer de la respecter en tout temps, dans le cadre de leurs fonctions.

Exigences relatives à la protection des renseignements personnels

BIDON REMPLI est responsable de tous les renseignements personnels obtenus directement d’une personne, qu’elle soit cliente ou employée, et les traite conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour assurer le respect des exigences relatives à la protection des renseignements personnels, BIDON REMPLI :

veille à ce que les personnes puissent facilement, sur demande préalable, avoir accès à leurs renseignements personnels, demander que des corrections y soient apportées ou retirer leur consentement à ce que BIDON REMPLI puisse les utiliser;
veille à ce que les personnes puissent facilement déposer une plainte concernant la gestion de leurs renseignements personnels;
informe ses employé(e)s afin que ceux‑ci connaissent les obligations en lien avec la présente politique et les procédures qui y sont rattachées;
inclut des dispositions particulières sur la confidentialité dans les ententes conclues avec des tiers, lorsque des renseignements personnels sont en cause;
met en application des mesures de protection des renseignements personnels contre la perte, l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisées;
met en place des procédures pour faire en sorte que les personnes soient avisées de toute collecte, conservation, utilisation, divulgation ou destruction inappropriée de leurs renseignements personnels;
s’assure de l’application de la présente politique et prend toute mesure nécessaire pour corriger les lacunes éventuelles.

Collecte des renseignements personnels

BIDON REMPLI recueille des renseignements personnels sur ses client(e)s afin de :

leur offrir les produits et services demandés;
gérer efficacement les dossiers de ceux(celles) qui sont membres privilégiés;
leur transmettre un reçu détaillé par courriel;
transmettre de l’information pertinente par courriel aux membres privilégiés.

BIDON REMPLI recueille des renseignements personnels sur ses employé(e)s afin de:

gérer leur dossier en matière de ressources humaines (paie, relevés fiscaux, etc.);
leur communiquer toute information pertinente en lien avec leurs fonctions;
pouvoir les rejoindre en cas d’urgence ou de besoin, en lien avec le travail.

BIDON REMPLI est soucieux de recueillir et limiter la collecte des renseignements personnels nécessaires à ses activités opérationnelles et de ne s’en servir qu’aux fins indiquées.

BIDON REMPLI recueille toujours les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, en prenant soin de l’informer à quelles fins ces renseignements seront utilisés et d’obtenir son consentement.

Utilisation, divulgation et conservation

L’accès aux renseignements personnels dont BIDON REMPLI est responsable est limité aux employé(e)s qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

BIDON REMPLI ne divulgue aucun renseignement personnel sans le consentement préalable de la personne concernée. Une fois l’autorisation obtenue, BIDON REMPLI s’efforce de ne divulguer que les renseignements précis qui sont nécessaires dans les circonstances.

BIDON REMPLI conserve les renseignements personnels un certain temps suivant leur dernière utilisation, et par la suite s’assure de les détruire de manière efficace, confidentielle et définitive.

Les renseignements personnels confiés à BIDON REMPLI sont gardés confidentiels et protégés au moyen de mesures appropriées, dont :

la restriction de l’accès aux ordinateurs, fichiers et autres documents conservés dans les locaux de BIDON REMPLI;
l’utilisation de mots de passe;
la destruction des renseignements personnels devenus inutiles.

Accès aux renseignements

BIDON REMPLI reconnaît qu’en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ses client(e)s et employé(e)s ont le droit de recevoir sur demande les renseignements personnels les concernant détenus par BIDON REMPLI.

Lorsqu’il reçoit une telle demande, BIDON REMPLI s’engage à y répondre dans les dix (10) jours suivant la réception de la demande.

Dans le cas où des renseignements personnels ne peuvent pas être communiqués parce qu’ils ont été détruits, effacés ou rendus anonymes, BIDON REMPLI en informera la personne.

Incident

Si un incident en lien avec la collecte, l’utilisation ou la divulgation non autorisée de renseignements personnels survient, suite à une erreur commise par inadvertance ou un acte malveillant et intentionnel, BIDON REMPLI s’engage à en informer la personne concernée, ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec, dans les meilleurs délais, en plus de consigner l’incident dans un registre prévu à cet effet.

Les employé(e)s de BIDON REMPLI qui prennent connaissance d’un tel incident sont tenus de le rapporter sans délai à BIDON REMPLI.

Ententes avec des tiers

BIDON REMPLI veille, dans la mesure du possible, à ce que les contrats, ententes ou autres arrangements conclus avec des tiers renferment des clauses en matière de protection des renseignements personnels.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

S’il entreprend une nouvelle activité qui comporte la collecte de renseignements personnels, s’il modifie de façon importante une activité qui vise des renseignements personnels (comme par exemple, lors d’un projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information impliquant des renseignements personnels), ou s’il doit communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec, BIDON REMPLI s’engage à effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la présente politique.

Dans le cas de changements mineurs apportés aux activités quotidiennes, une telle évaluation n’est pas nécessaire.

Transparence

BIDON REMPLI est soucieux de faire preuve de transparence à l’égard de ses politiques et de ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels. La présente politique peut être consultée sur le site web de BIDON REMPLI.

Plainte

Si une personne a des inquiétudes concernant la gestion de ses renseignements personnels par BIDON REMPLI, elle a le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Demande de renseignements

Toute question ou demande de renseignements concernant la présente politique ou la gestion des renseignements personnels par BIDON REMPLI doit être adressée par courriel à info@aubidonrempli.com.

Dernière mise à jour : 1er février 2024